Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fragen zur Registrierung / zum Vertrag

  • Was kostet MavoRA?

    Sie erhalten von uns einen kostenlosen Testaccount, mit dem Sie sich zeitlich unbegrenzt von unseren Leistungen überzeugen können. Dieser erlaubt die Verwaltung von insgesamt 10 Akten, 10 Mandanten und 100 Dokumenten (insgesamt 500 MB Speicherplatz).

    Sobald Ihr Bedarf steigt, können Sie unkompliziert in einen kostenpflichtigen Tarif (siehe Preisliste) wechseln.

  • Sehen meine Mandanten, ob ich einen kostenlosen Tarif benutze?

    Ihren Mandanten wird nicht angezeigt, ob Sie einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Tarif gebucht haben. Bei Erreichen der Grenze von 100 hochgeladenen Dokumenten können Ihre Mandanten Ihnen jedoch keine weiteren Nachrichten senden.

    Wir empfehlen daher, rechtzeitig in einen höheren Tarif zu wechseln oder nicht mehr benötigte Dokumente zu löschen. Die aktuelle Auslastung Ihres Tarifs können Sie nach Einloggen in Ihren MavoRA-Server jederzeit kontrollieren.

  • Was passiert, wenn die gebuchten Leistungen meines Tarifs nicht ausreichen?

    Wenn die Maximalanzahl an Akten erreicht ist, können Sie nicht mehr benötigte Akten löschen oder in einen höheren Tarif wechseln, um weitere Akten anlegen zu können. Das Gleiche gilt für das Anlegen neuer Mandanten und das Hochladen neuer Dokumente.

    Ein Wechsel in einen höheren Tarif gemäß unserer Preisliste ist unabhängig von Ihrer Vertragslaufzeit jederzeit möglich.

    Hinweis: In kostenpflichtigen Tarifen bleiben Sie auch im Falle einer Überschreitung Ihrer Tarifleistungen für Ihre Mandanten erreichbar. Bei durch Mandanten hochgeladenen Dokumenten tolerieren wir eine geringfügige Überschreitung des gebuchten Speicherplatzes.

  • Welche Vertragslaufzeiten gibt es?

    Sofern nicht individuell anders vereinbart, sind unsere Verträge mit einer Frist von 6 Wochen zum jeweiligen Quartalsende kündbar. Ein Tarifwechsel in einen größeren Tarif ist jederzeit möglich. Details finden Sie in unserer Preisliste und in unseren AGB.

  • Ist MavoRA werbefrei?

    Selbstverständlich.

  • Wie kann ich MavoRA bestellen?

    Sie können Ihren kostenfreien Zugang hier anfordern.

    Für die Umstellung auf einen kostenpflichtigen Tarif genügt eine kurze E-Mail an kontakt@mavora.de.

  • Muss ich bei der Nutzung von MavoRA mit meinen Mandanten eine separate Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (§ 11 BDSG) abschließen?

    Nein. Im Verhältnis zu Drittnutzern, also den Mandanten der Kanzlei / dem Rechtsanwalt, verarbeitet die SOLE Software GmbH keine personenbezogenen Daten im Sinne des BDSG. Unsererseits besteht keinerlei Zugriffsmöglichkeit auf Klardaten, da alle Daten nur in verschlüsselter Form auf dem Server gespeichert werden. Die Verschlüsselung und Bearbeitung der eingestellten Elemente erfolgt allein auf dem System der Nutzer und nicht auf dem Server. Wir erfahren also weder den Namen und die Kontaktdaten von Drittnutzern noch können wir auf den Inhalt der verschlüsselten Dokumente zugreifen. Das Speichern verschlüsselter Daten stellt keine Datenverarbeitung im Sinne des BDSG dar und ist daher auch nicht Auftragsdatenverarbeitung, weil durch die Anonymisierung (§ 3 Abs. 6 BDSG) der Personenbezug entfällt.

    Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht führt hierzu beispielhaft unter Bezugnahme auf die Datenschutzrichtlinie 95/46 sowie deren Erwägungsgrund Nummer 26 und das Arbeitspapier WP 136 der EU—Art. 29-Datenschutzgruppe in seinem 6. Tätigkeitsbericht aus 2013/2014 aus:

    „Erhält also ein externer Dienstleister nur vollständig und sicher verschlüsselte Daten als Archivar zur Aufbewahrung, ist dies dort keine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach § 11 BDSG. Der Auftraggeber muss dabei jedoch trotzdem vertraglich ein Mindestmaß an Kontrolle und Weisungsbefugnis über die Verarbeitung der verschlüsselten Daten beim Dienstleister behalten, z. B. dass er ohne weiteres die Daten bzw. Datenträger vollständig zurückfordern kann oder dass ein Subunternehmer-Einsatz ausgeschlossen ist. Die Schutzwirkung einer Verschlüsselung hält bekanntermaßen infolge steigender Rechnerleistungen nicht jahrelang an – insoweit muss der Auftraggeber die technische Entwicklung im Auge behalten.“

    Die genannten vertraglichen und technischen Anforderungen werden von uns erfüllt, sodass keine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung erforderlich ist.

    Sollten Sie diese Ansicht nicht teilen, stellen wir Ihnen auf Anfrage auch eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag ergänzend zu Ihrem Vertrag zur Verfügung.

  • Wie viele Mandanten kann ich mit MavoRA verwalten?

    Die Anzahl der verwaltbaren Akten und Mandanten hängt von Ihrem gebuchten Tarif ab; eine Erweiterung ist flexibel jederzeit möglich. Falls Sie planen, mehr als 4000 Akten und Mandanten zu verwalten, möchten wir Sie bitten, uns vorab zu kontaktieren.

  • Ich habe keine Rechtsanwaltskanzlei. Darf ich MavoRA trotzdem nutzen?

    MavoRA steht exklusiv für Rechtsanwaltskanzleien zur Verfügung. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bieten wir eine zugeschnittene Variante unter der Marke MavoTAX an. Eine Variante für sonstige Unternehmen steht in Kürze unter der Marke MavoBIZ zur Verfügung.

Fragen zur Sicherheit / zum Datenschutz

  • Was bedeutet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

    Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet, dass Nachrichten, die Sie an Ihre Mandanten verschicken, auf Ihrem eigenen Computer verschlüsselt und erst auf dem Computer Ihres Mandanten wieder entschlüsselt werden – und umgekehrt. Da nur Sie und Ihre Mandanten Kenntnis vom für die Verschlüsselung verwendeten Schlüssel erlangen, ist ein Mitlesen durch Dritte technisch ausgeschlossen. Auch wir als Betreiber des Dienstes haben somit keinen Zugriff auf die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mandanten.

  • Warum ist MavoRA sicherer als normale E-Mails?

    Wenn Sie eine E-Mail versenden, überträgt Ihr E-Mail-Programm die Nachricht an einen Server Ihres E-Mail-Anbieters, der diese kurz zwischenspeichert und im Anschluss – ggf. über mehrere Zwischenstationen – an den E-Mail-Anbieter des Empfängers übermittelt. Dort wird die Nachricht gespeichert und kann vom Empfänger abgerufen werden.

    Sofern Sie nicht explizit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME oder PGP) einsetzen, ist typischerweise nur die Kommunikation zwischen Nutzer und ihren E-Mail-Anbietern verschlüsselt. Auf dem Server des Absenders und des Empfängers und oft auch auf dem Übertragungsweg zwischen den E-Mail-Anbietern liegt die Nachricht unverschlüsselt vor, wo sie unter Umständen von Dritten mitgelesen werden kann.

    Im Gegensatz dazu verwendet MavoRA echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nachrichten werden auf dem Computer des Absenders verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt, so wie dies auch bei E-Mail-Verschlüsselungsverfahren wie PGP und S/MIME der Fall ist. Im Gegensatz zu den genannten Technologien erfordert MavoRA jedoch keinerlei Einrichtungsaufwand durch Ihre Mandanten.

  • Was macht MavoRA sicherer als andere Kommunikationsportale?

    Ähnlich wie bei E-Mails ist in herkömmlichen Kommunikationsportalen lediglich die Kommunikation zwischen Browser und Server verschlüsselt. Auf dem die Kommunikationsplattform verwaltenden Server selbst liegen die Daten im Klartext vor, wo sie durch Administratoren zugreifbar und der Gefahr eines Datendiebstahls im Falle erfolgreicher Hacker-Angriffe ausgesetzt sind.

    Im Gegensatz dazu sind die Daten bei MavoRA Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Auf unseren Servern liegen also ausschließlich verschlüsselte Daten vor; die zur Entschlüsselung erforderlichen Informationen bleiben in Kontrolle der Kanzlei.

  • Werden auch Dateinamen verschlüsselt?

    Ja, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung umfasst neben Datei-/Nachrichteninhalten auch Dateinamen und etwaige Beschreibungstexte.

  • Bleiben mit MavoRA auch Kommunikationsbeziehungen vertraulich?

    Ja, Informationen über Ihre Mandanten (Namen, Geschlechter, Titel, E-Mail-Adressen) werden ebenso wie ausgetauschte Nachrichten ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt an unsere Server übertragen.

    Um sicherzustellen, dass Ihre Mandanten von neuen Nachrichten erfahren, ohne sich regelmäßig einloggen und nachschauen zu müssen, unterstüzt MavoRA jedoch E-Mail-Benachrichtigungen, die ohne Angabe vertraulicher Inhalte beispielsweise über neu hochgeladene Dokumente informieren. Um diese Benachrichtigungen an einen E-Mail-Dienstleister übergeben zu können, erhält MavoRA kurzzeitig Zugriff auf die Empfängeradresse und den Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung. Dies ist das gleiche Sicherheitsniveau, das Sie auch mit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME / PGP) erreichen: Auch hier müssen Sender- und Absenderadresse aus technischen Gründen im Klartext übertragen werden.

    Selbstverständlich können Sie die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion auch deaktivieren, um Kommunikationsbeziehungen vollständig zu verschleiern.

  • Werden hochgeladene Dateien automatisch auf Viren überprüft?

    Aufgrund der eingesetzten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine automatische serverseitige Überprüfung hochgeladener Dokumente auf Viren technisch nicht möglich. Ebenso wie bei anderen Dateien, die Sie aus dem Web herunterladen oder per E-Mail erhalten, ist eine lokale Überprüfung auch via MavoRA heruntergeladener Dateien unumgänglich.

  • Wo stehen die Server?

    Die von uns genutzten Server befinden sich in ISO-27001- und ISO-27018-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland und genügen höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz.

  • Was ist mit Datenschutz?

    Unsere ausführliche Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Fragen zur Nutzung

  • Wie richte ich MavoRA für meine Kanzlei ein?

    Sie können sich hier kostenfrei registrieren, um einen Zugang für Ihre Kanzlei zu beantragen.

    Ihre individuelle Kommunikationsplattform richten wir unter der Adresse https://<ihre-kanzlei>.mavora.de/ für Sie ein und senden Ihnen einen Aktivierungslink per E-Mail. Nach Klick auf den Link werden Sie durch einen kurzen, selbsterklärenden Einrichtungsprozess geführt, der nicht länger als 5 Minuten dauert.

  • Wie kann ich meinen Mandanten sicher Nachrichten schicken?

    Um sicher mit Ihren Mandanten kommunizieren zu können, müssen Sie diese in Ihrer Kommunikationsplattform anlegen. Dazu genügt die Angabe einer E-Mail-Adresse: MavoRA generiert automatisch ein Startpasswort, das Sie Ihrem Mandanten einmalig auf sicherem Wege übermitteln – beispielsweise per Post, per Fax oder auch telefonisch.

    Die anschließende Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten ist in Akten organisiert, die Sie frei anlegen können und auf die Sie beliebigen Mandanten Zugriff gewähren können. Sie können Dateien von Ihrer Festplatte in Ihre Akten hochladen oder Nachrichten direkt über das Webinterface verfassen. Ihre Mandanten rufen die Informationen nach Eingabe ihrer Zugangsdaten direkt im Browser ab.

  • Wie erfahren meine Mandanten von neuen Nachrichten?

    Sofern von Ihnen gewünscht, werden Ihre Mandanten automatisch per E-Mail über neue Dokumente und Nachrichten informiert. Die Benachrichtigungen enthalten dabei keine vertraulichen Informationen: Der Abruf des zugehörigen Datei- oder Nachrichteninhalts ist erst nach Einloggen in die Kommunikationsplattform möglich.

    Übrigens: Sie können nicht nur konfigurieren, welche Personen über welche Ereignisse informiert werden sollen, sondern auch die zugehörigen Benachrichtigungstexte frei anpassen.

  • Können meine Mandanten mir auch Nachrichten schreiben?

    Ja, nach Einloggen können Ihre Mandanten Ihnen ebenfalls Nachrichten schreiben und Dateien zu Akten hinzufügen – selbstverständlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

  • Wie erfahre ich, ob mein Mandant ein Dokument gelesen hat?

    Sobald ein Dokument von Ihrem Mandanten heruntergeladen wurde, wird es in Ihrer Übersicht automatisch als »gesehen« markiert. In den Dokumentdetails können Sie nachvollziehen, von welchen Ihrer Mandanten ein bestimmtes Dokument gelesen wurde – und wann.

  • Sieht mein Mandant, wann ich seine Nachricht lese?

    Ihren Mandanten wird angezeigt, welche hochgeladenen Dokumente bzw. versendeten Nachrichten von Ihnen zur Kenntnis genommen wurden. Die zugehörigen Zeitpunkte sind ausschließlich für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei sichtbar.

  • Wie behalte ich den Überblick über meine Akten / Mandanten?

    Die wichtigsten Informationen (Akten mit ungelesenen Dokumenten, kürzliche Änderungen) sehen Sie direkt in der Übersicht. Eine Suchfunktion erlaubt Ihnen, gezielt zu einzelnen Akten oder Mandanten zu springen.

  • Ich habe versehentlich ein falsches Dokument hochgeladen. Was nun?

    Sie können das Dokument einfach wieder löschen. Etwaige Benachrichtigungs-E-Mails erfolgen mit einer Verzögerung von ca. 5 Minuten. Entfernen Sie ein hochgeladenes Dokument innerhalb dieses Zeitraums, bleibt auch die zugehörige Benachrichtigung aus. Ihre Mandanten bekommen davon also nichts mit.

    Auch Ihre Mandanten haben 5 Minuten Zeit, hochgeladene Dateien und versendete Nachrichten wieder zu entfernen.

Technische Fragen