Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fragen zur Registrierung / zum Vertrag

  • Was kostet MavoRA?

    Sie erhalten von uns einen kostenlosen Testaccount, mit dem Sie sich zeitlich unbegrenzt von unseren Leistungen überzeugen können. Dieser erlaubt die Verwaltung von insgesamt 10 Akten, 10 Nutzern und 100 Dokumenten (insgesamt 500 MB Speicherplatz).

    Sobald Ihr Bedarf steigt, können Sie unkompliziert in einen kostenpflichtigen Tarif (siehe Preisliste) wechseln.

  • Sehen meine Mandanten, ob ich einen kostenlosen Tarif benutze?

    Ihren Mandanten wird nicht angezeigt, ob Sie einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Tarif gebucht haben. Bei Erreichen der Grenze von 100 hochgeladenen Dokumenten können Ihre Mandanten Ihnen jedoch keine weiteren Nachrichten senden.

    Wir empfehlen daher, rechtzeitig in einen höheren Tarif zu wechseln oder nicht mehr benötigte Dokumente zu löschen. Die aktuelle Auslastung Ihres Tarifs können Sie nach Einloggen in Ihren MavoRA-Server jederzeit kontrollieren.

  • Was passiert, wenn die gebuchten Leistungen meines Tarifs nicht ausreichen?

    Wenn die Maximalanzahl an Akten erreicht ist, können Sie nicht mehr benötigte Akten löschen oder in einen höheren Tarif wechseln, um weitere Akten anlegen zu können. Das Gleiche gilt für das Anlegen neuer Mandanten und das Hochladen neuer Dokumente.

    Ein Wechsel in einen höheren Tarif gemäß unserer Preisliste ist unabhängig von Ihrer Vertragslaufzeit jederzeit möglich.

    Hinweis: In kostenpflichtigen Tarifen bleiben Sie auch im Falle einer Überschreitung Ihrer Tarifleistungen für Ihre Mandanten erreichbar. Bei durch Mandanten hochgeladenen Dokumenten tolerieren wir eine geringfügige Überschreitung des gebuchten Speicherplatzes.

  • Welche Vertragslaufzeiten gibt es?

    Sofern nicht individuell anders vereinbart, sind unsere Verträge mit einer Frist von 6 Wochen zum jeweiligen Quartalsende kündbar. Ein Tarifwechsel in einen größeren Tarif ist jederzeit möglich. Details finden Sie in unserer Preisliste und in unseren AGB.

  • Ist MavoRA werbefrei?

    Selbstverständlich.

  • Wie kann ich MavoRA bestellen?

    Sie können Ihren kostenfreien Zugang hier anfordern.

    Für die Umstellung auf einen kostenpflichtigen Tarif genügt eine kurze E-Mail an kontakt@mavora.de.

  • Muss ich bei der Nutzung von MavoRA mit meinen Mandanten eine separate Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 DS-GVO) abschließen?

    Wir bieten eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an. Unsererseits besteht keinerlei Zugriffsmöglichkeit auf Klardaten (E-Mail-Adressen, Dokumente, Nachrichten) der Mandanten der Kanzlei / des Rechtsanwalts, da alle Daten nur in verschlüsselter Form auf dem Server gespeichert werden. Die Verschlüsselung und Bearbeitung der eingestellten Elemente erfolgt allein auf dem System der Nutzer und nicht auf dem Server. Wir erfahren also weder den Namen und die Kontaktdaten von Drittnutzern noch können wir auf den Inhalt der verschlüsselten Dokumente zugreifen.

    Für uns unverschlüsselt einsehbar sind E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei, um eine schnelle Zustellbarkeit konfigurierter E-Mail-Benachrichtigungen – bspw. bei Dokumentuploads durch andere Nutzer, aber auch im Fehlerfall – sicherzustellen. (E-Mail-Benachrichtigungen an Mandanten setzen einen eingeloggten Mitarbeiter voraus, der über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, und können daher in Einzelfällen verzögert werden.)

    Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Mandanten nutzen (Standardeinstellung), werden diese E-Mails durch unsere Server geleitet und wir sehen – wie stets bei Mails im Internet – diese Angaben unverschlüsselt. Somit wird uns zumindest das Mandatsverhältnis zu einem Mandanten (dessen E-Mail-Adresse) bekannt; gegebenenfalls ergeben sich weitere Angaben, wenn Sie die Voreinstellung für die Benachrichtigungsmails entsprechend ändern.

    Entsprechend haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) formuliert.

  • Wie viele Mandanten kann ich mit MavoRA verwalten?

    Die Anzahl der verwaltbaren Akten und Nutzer hängt von Ihrem gebuchten Tarif ab; eine Erweiterung ist flexibel jederzeit möglich. Falls Sie planen, mehr als 4000 Akten und Nutzer zu verwalten, möchten wir Sie bitten, uns vorab zu kontaktieren.

  • Ich habe keine Rechtsanwaltskanzlei. Darf ich MavoRA trotzdem nutzen?

    MavoRA steht exklusiv für Rechtsanwaltskanzleien und Patentanwälte zur Verfügung. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bieten wir eine zugeschnittene Variante unter der Marke MavoTAX an. Eine Variante für sonstige Unternehmen steht unter der Marke MavoBIZ zur Verfügung.

Fragen zur Sicherheit / zum Datenschutz

  • Was bedeutet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

    Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet, dass Daten, die Sie in MavoRA hochladen (etwa Nachrichten an Ihre Mandanten), auf Ihrem eigenen Computer verschlüsselt und erst auf dem Computer des abrufenden Nutzers (etwa des Empfängers einer Nachricht) wieder entschlüsselt werden. Da nur Sie und Ihre Mitarbeiter und Mandanten Kenntnis vom für die Verschlüsselung verwendeten Schlüssel erlangen, ist ein Mitlesen durch Dritte technisch ausgeschlossen. Auch wir als Betreiber des Dienstes haben somit keinen Zugriff auf Ihre über MavoRA abgewickelte Kommunikation.

  • Warum ist MavoRA sicherer als normale E-Mails?

    Wenn Sie eine E-Mail versenden, überträgt Ihr E-Mail-Programm die Nachricht an einen Server Ihres E-Mail-Anbieters, der diese kurz zwischenspeichert und im Anschluss – ggf. über mehrere Zwischenstationen – an den E-Mail-Anbieter des Empfängers übermittelt. Dort wird die Nachricht gespeichert und kann vom Empfänger abgerufen werden.

    Sofern Sie nicht explizit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME oder PGP) einsetzen, ist typischerweise nur die Kommunikation zwischen Nutzern und ihren E-Mail-Anbietern verschlüsselt. Auf dem Server des Absenders und des Empfängers und oft auch auf dem Übertragungsweg zwischen den E-Mail-Anbietern liegt die Nachricht unverschlüsselt vor, wo sie unter Umständen von Dritten mitgelesen werden kann.

    Im Gegensatz dazu verwendet MavoRA echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nachrichten werden auf dem Computer des Absenders verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt, so wie dies auch bei E-Mail-Verschlüsselungsverfahren wie PGP und S/MIME der Fall ist. Im Gegensatz zu den genannten Technologien erfordert MavoRA jedoch keinerlei Einrichtungsaufwand durch Ihre Mandanten.

  • Was macht MavoRA sicherer als andere Kommunikationsportale?

    Ähnlich wie bei E-Mails ist in herkömmlichen Kommunikationsportalen lediglich die Kommunikation zwischen Browser und Server verschlüsselt. Auf dem die Kommunikationsplattform verwaltenden Server selbst liegen die Daten im Klartext vor, wo sie durch Administratoren zugreifbar und der Gefahr eines Datendiebstahls im Falle erfolgreicher Hacker-Angriffe ausgesetzt sind.

    Im Gegensatz dazu sind die Daten bei MavoRA Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Auf unseren Servern liegen also ausschließlich verschlüsselte Daten vor; die zur Entschlüsselung erforderlichen Informationen bleiben in Ihrer Kontrolle.

  • Werden auch Dateinamen verschlüsselt?

    Ja, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung umfasst neben Datei-/Nachrichteninhalten auch Dateinamen und etwaige Beschreibungstexte.

  • Bleiben mit MavoRA auch Kommunikationsbeziehungen vertraulich?

    Informationen über Ihre Mandanten (Namen, Geschlechter, Titel, E-Mail-Adressen) werden ebenso wie ausgetauschte Nachrichten ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt an unsere Server übertragen. Lediglich die Kontaktdaten des Administrator-Nutzers sowie etwaiger angelegter Mitarbeiter liegen im Klartext vor, um sicherzustellen, dass technisch notwendige Benachrichtigungen jederzeit an diese Nutzer übermittelt werden können. Eingabefelder, deren Inhalte nicht der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterliegen, sind entsprechend gekennzeichnet.

    Um sicherzustellen, dass Ihre Mandanten von neuen Nachrichten erfahren, ohne sich regelmäßig einloggen und nachschauen zu müssen, unterstüzt MavoRA E-Mail-Benachrichtigungen, die ohne Angabe vertraulicher Inhalte beispielsweise über neu hochgeladene Dokumente informieren. Um diese Benachrichtigungen an einen E-Mail-Dienstleister übergeben zu können, erhält MavoRA kurzzeitig Zugriff auf die Empfängeradresse und den Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung. Dies ist das gleiche Sicherheitsniveau, das Sie auch mit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME / PGP) erreichen: Auch hier müssen Sender- und Absenderadresse aus technischen Gründen im Klartext übertragen werden.

    Selbstverständlich können Sie die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion auch deaktivieren, um Kommunikationsbeziehungen zu Mandanten vollständig zu verschleiern.

  • Wird Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt?

    Ja, Zugänge zu MavoRA können durch Aktivierung der optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zusätzlich abgesichert werden.

    MavoRA unterstützt das verbreitete und standardisierte TOTP-Verfahren, das ohne zusätzliche Hardware auskommt: Bei jedem Login wird – zusätzlich zum Passwort – ein Einmalcode erfragt, der auf Ihrem Smartphone generiert wird. Sie benötigen dazu lediglich eine einmalig konfigurierte Authenticator-App auf Ihrem Smartphone, beispielsweise den Microsoft Authenticator (verfügbar für Android / iOS / Windows Phone).

    Bitte beachten Sie jedoch, dass die Wahl eines sicheren Passworts auch bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung unverzichtbar ist, da dieses für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet wird.

  • Werden hochgeladene Dateien automatisch auf Viren überprüft?

    Aufgrund der eingesetzten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine automatische serverseitige Überprüfung hochgeladener Dokumente auf Viren technisch nicht möglich. Ebenso wie bei anderen Dateien, die Sie aus dem Web herunterladen oder per E-Mail erhalten, ist eine lokale Überprüfung auch via MavoRA heruntergeladener Dateien unumgänglich.

  • Wo stehen die Server?

    Die von uns genutzten Server befinden sich in ISO-27001- und ISO-27018-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland und genügen höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz.

  • Was ist mit Datenschutz?

    Unsere ausführliche Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Fragen zur Nutzung

  • Wie richte ich MavoRA für meine Kanzlei ein?

    Sie können sich hier kostenfrei registrieren, um einen Zugang für Ihre Kanzlei zu beantragen.

    Ihre individuelle Kommunikationsplattform richten wir unter der Adresse https://<ihre-kanzlei>.mavora.de/ für Sie ein und senden Ihnen einen Aktivierungslink per E-Mail. Nach Klick auf den Link werden Sie durch einen kurzen, selbsterklärenden Einrichtungsprozess geführt, der nicht länger als 5 Minuten dauert.

  • Wie kann ich meinen Mandanten sicher Nachrichten schicken?

    Um sicher mit Ihren Mandanten kommunizieren zu können, müssen Sie diese in Ihrer Kommunikationsplattform anlegen. Dazu genügt die Angabe einer E-Mail-Adresse: MavoRA generiert automatisch ein Startpasswort, das Sie Ihrem Mandanten einmalig auf sicherem Wege übermitteln – beispielsweise per Post, per Fax oder auch telefonisch.

    Die anschließende Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten ist in Akten organisiert, die Sie frei anlegen können und auf die Sie beliebigen Mandanten Zugriff gewähren können. Sie können Dateien von Ihrem Computer in Ihre Akten hochladen oder Nachrichten direkt über das Webinterface verfassen. Ihre Mandanten rufen die Informationen nach Eingabe ihrer Zugangsdaten direkt im Browser ab.

  • Wie erfahren meine Mandanten von neuen Nachrichten?

    Sofern von Ihnen gewünscht, werden Ihre Mandanten automatisch per E-Mail über neue Dokumente und Nachrichten informiert. Die Benachrichtigungen enthalten dabei keine vertraulichen Informationen: Der Abruf des zugehörigen Datei- oder Nachrichteninhalts ist erst nach Einloggen in die Kommunikationsplattform möglich.

    Übrigens: Sie können nicht nur konfigurieren, welche Personen über welche Ereignisse informiert werden sollen, sondern auch die zugehörigen Benachrichtigungstexte frei anpassen.

  • Können meine Mandanten mir auch Nachrichten schreiben?

    Ja, nach Einloggen können Ihre Mandanten Ihnen ebenfalls Nachrichten schreiben und Dateien zu Akten hinzufügen – selbstverständlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

  • Wie erfahre ich, ob mein Mandant ein Dokument gelesen hat?

    Sobald ein Dokument von Ihrem Mandanten heruntergeladen wurde, wird es in Ihrer Übersicht automatisch als »gesehen« markiert. In den Dokumentdetails können Sie nachvollziehen, von welchen Ihrer Mandanten ein bestimmtes Dokument gelesen wurde – und wann.

    Selbstverständlich gilt dies nur, wenn Sie die Erfassung in den Datenschutzeinstellungen Ihres MavoRA-Servers aktiviert haben. Unter MavoRA verwalten...Datenschutz können Sie die automatischen Lesebestätigungen (de-)aktivieren und auswählen, ob nur der Lesestatus oder auch zugehörige Zeitpunkte erfasst werden sollen.

  • Sieht mein Mandant, wann ich seine Nachricht lese?

    Ihren Mandanten wird angezeigt, welche hochgeladenen Dokumente bzw. versendeten Nachrichten von Ihnen zur Kenntnis genommen wurden. Die zugehörigen Zeitpunkte sind ausschließlich für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei sichtbar – selbstverständlich nur, wenn Sie die Erfassung in den Datenschutzeinstellungen aktiviert haben.

  • Wie behalte ich den Überblick über meine Akten / Mandanten?

    Die wichtigsten Informationen (Akten mit ungelesenen Dokumenten, kürzliche Änderungen) sehen Sie direkt in der Übersicht. Eine Suchfunktion erlaubt Ihnen, gezielt zu einzelnen Akten oder Nutzern zu springen.

  • Ich habe versehentlich ein falsches Dokument hochgeladen. Was nun?

    Sie können das Dokument einfach wieder löschen. Etwaige Benachrichtigungs-E-Mails erfolgen mit einer Verzögerung von ca. 5 Minuten. Entfernen Sie ein hochgeladenes Dokument innerhalb dieses Zeitraums, bleibt auch die zugehörige Benachrichtigung aus. Ihre Mandanten bekommen davon also nichts mit.

    Auch Ihre Mandanten haben 5 Minuten Zeit, hochgeladene Dateien und versendete Nachrichten wieder zu entfernen.

  • Welche Zugriffsrechte haben angelegte Nutzer?

    Die Zugriffsrechte eines jeden Nutzers können Sie in der Nutzerliste überprüfen: Klicken Sie hierzu im Menü auf Nutzer und wählen Sie den Nutzer aus der angezeigten Liste aus.

    Standardmäßig gibt es drei Nutzergruppen mit folgenden Berechtigungen:

    Jeder MavoRA-Server hat genau einen Administrator, der Zugriff auf sämtliche Daten hat, die im MavoRA-Server verwaltet werden. Die Zugangsdaten dieses Nutzers wählen Sie bei der Ersteinrichtung Ihres MavoRA-Servers selbst aus. Der Administrator kann nicht gelöscht werden und zählt nicht zum Kontingent Ihres gebuchten Tarifs.

    Gibt es mehrere Mitarbeiter in Ihrer Kanzlei, können Sie diese unter NutzerNutzer anlegen...Mitarbeiter anlegen als Mitarbeiter hinzufügen. Mitarbeiter können ihrerseits eigene Akten und Nutzer – jedoch keine weiteren Mitarbeiter – anlegen und diese ebenso wie der Administrator verwalten. Akten und Nutzer, die von anderen Mitarbeitern oder vom Administrator angelegt wurden, sind für Mitarbeiter jedoch nur dann sichtbar und zugreifbar, wenn ihnen dieser Zugriff explizit eingeräumt wurde. Sie können in den Details des Mitarbeiters festlegen, auf welche Akten und Nutzer dieser Zugriff haben soll.

    Normale Nutzer (Mandanten) verfügen nur über eingeschränkte Zugriffsrechte: Standardmäßig sehen sie keine Akten oder andere Nutzer. Auf Akten, für die ihnen ein explizites Zugriffsrecht eingeräumt wurde, können sie lesend zugreifen sowie eigene Dokumente oder Nachrichten hinzufügen, aber nichts löschen. Lediglich selbst hochgeladene Dokumente können von diesen Nutzern innerhalb einer Karenzzeit von 5 Minuten wieder entfernt werden, um etwaige Fehler zu korrigieren. Erfasste Kontaktdaten dieser Nutzergruppe (inklusive ihrer E-Mail-Adressen) unterliegen der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sind daher nur für Mitarbeiter sichtbar, denen Zugriff auf den jeweiligen Nutzer gewährt wurde.

Technische Fragen

  • Muss ich Software installieren?

    Nein, es ist keinerlei Softwareinstallation erforderlich. MavoRA läuft direkt in Ihrem Browser.

  • Müssen meine Mandanten Software installieren?

    Nein, ein Browser genügt.

  • Welche Plattformen werden unterstützt?

    MavoRA läuft gleichermaßen auf Ihrem PC (Windows, Linux), Mac, iPhone oder Android-Handy. Vorausgesetzt wird lediglich ein aktueller Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari).

  • Funktioniert MavoRA auch auf meinem iPhone / Android-Smartphone?

    Ja, MavoRA funktioniert auch mit den aktuellen Versionen der mobilen Browser Safari und Google Chrome.

  • Welche Dateiformate werden unterstützt?

    Seitens MavoRA werden Dokumente beliebiger Formate unterstützt, die eine Dateigröße von 50 MiB nicht überschreiten.

  • Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?

    Dokumente bleiben gespeichert, bis sie (oder die sie enthaltenden Akten) explizit gelöscht werden.

  • Kann ich Nachrichten lokal abspeichern?

    Ja, Sie können die entschlüsselten Nachrichten und Dokumente mit Ihrem Browser wie gewohnt lokal abspeichern.

  • Wie kann ich MavoRA in meine Anwaltssoftware integrieren?

    Wir haben die MavoRA-Oberfläche auf die wesentlichsten Funktionen für die Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant reduziert und sie auf einfache Verwendung neben Ihrer bestehenden Anwaltssoftware optimiert.

    Eine nahtlose Integration in verbreitete Softwarelösungen für Anwaltskanzleien haben wir für die Zukunft geplant. Ihre Vorschläge nehmen wir dabei gern entgegen. Sprechen Sie uns einfach an.

  • Meine E-Mail-Benachrichtigungen werden verzögert zugestellt. Woran liegt das?

    Zur Vermeidung unnötiger E-Mail-Benachrichtigungen erfolgt der Versand in der Regel mit einer Verzögerung von 5 Minuten. Innerhalb dieses Zeitfensters werden Benachrichtigungen mit identischem Inhalt zusammengefasst: Werden mehrere Dokumente nacheinander in die gleiche Akte hochgeladen, wird somit typischerweise nur eine einzelne Benachrichtigungs-E-Mail verschickt – und nicht jeweils eine für jede hochgeladene Datei.

    Sollten Sie einmal versehentlich Dokumente in die falsche Akte hochladen, ermöglicht Ihnen die Verzögerung, Ihren Fehler zu korrigieren: Werden die Dokumente innerhalb des 5-Minuten-Zeitfensters wieder gelöscht, bleibt auch der Versand der geplanten Benachrichtigungen aus.

  • Meine Mitarbeiter sehen meine Mandanten nicht. Warum?

    Mitarbeiter können andere Nutzer (und Akten) nur dann sehen, wenn ihnen dieser Zugriff explizit eingeräumt wurde. Ein gemeinsamer Zugriff auf eine Akte genügt hierzu nicht: Ihr Mitarbeiter sieht dann zwar Dokumente und Nachrichten, die von Ihrem Mandanten in die jeweilige Akte hochgeladen wurden; er ist jedoch nicht automatisch in der Lage, die Kontaktdaten des Mandanten zu entschlüsseln.

    Um dies zu ändern, können Sie dem Mitarbeiter unter NutzerNutzer auswählen Zugriff auf den entsprechenden Mandanten gewähren.

  • Wie kann ich die Anzahl versendeter E-Mail-Benachrichtigungen reduzieren?

    Sie können unter BenachrichtigungenBenachrichtigungen verwalten... flexibel konfigurieren, welche Benachrichtigungen in welchen Fällen an welche Empfänger versendet werden sollen.

    Um die Menge versendeter Benachrichtigungen zu minimieren, werden gleichlautende Benachrichtigungen, die innerhalb eines Zeitfensters von 5 Minuten generiert werden, automatisch zusammengefasst: Wenn Sie beispielsweise mehrere Dokumente direkt hintereinander in eine Akte hochladen, wird standardmäßig nur eine Benachrichtigungs-E-Mail an die anderen Nutzer der Akte versendet. Bitte beachten Sie jedoch, dass nur exakt identische Benachrichtigungen zusammengefasst werden: Sollten Sie Ihre Dokumentupload-Benachrichtigung beispielsweise so umkonfiguriert haben, dass der Name des hochgeladenen Dokuments enthalten ist, wird für jedes hochgeladene Dokument eine eigene Benachrichtigung verschickt.

    Falls nur bestimmte Nutzer vom Benachrichtigungsempfang ausgenommen werden sollen, können Sie dies in den Einstellungen des jeweiligen Nutzers (NutzerNutzer auswählenNutzer bearbeiten) konfigurieren. Sollen bestimmte Nutzer lediglich für einzelne Akten keine Benachrichtigungen erhalten, finden Sie die entsprechende Einstellung innerhalb der Akte unter VerwaltenNutzer...Akteneinstellungen des Nutzers bearbeiten.

  • Ich habe eine andere Frage.

    Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.